個人情報の取扱いについて

【事業者の名称、住所、代表者の氏名】

公益社団法人科学技術国際交流センター
〒101-0025　東京都千代田区神田佐久間町3-38 第５東ビル901
会長　相澤益男

【個人情報保護管理者の氏名、職名及び連絡先】

氏　名：広瀬　研吉
職　名：専務理事
連絡先：電話03-5825-9391

【個人情報の利用目的について】

当センターにご提供頂いた個人情報は、以下の目的で利用致します。なお、その他の目的で個人情報をご提供頂く場合は、その都度、利用目的をお伝え致します。

個人情報	利用目的	保有個人データ
研究者・学生等に関する個人情報	当センターが開催するイベント又はセミナーに関する情報の提供研究交流、生活支援等の対応、及びアンケート調査当センター施設の入退管理	○
協力機関職員情報	協力機関等（委託会社、人材派遣会社）との契約締結及び履行確認協力機関等社員に対する作業指示及び作業管理、就業管理協力機関等の技術者の保有スキルの確認当センター施設の入退管理	○
採用応募者及び、登録コーディネータ応募者に関する個人情報	採用応募者への採用情報の発信、採用選考当センターにおける採用業務管理	○
資料請求者の個人情報	ご要望資料の発送	○
職員の個人情報	人事労務管理、業務管理、健康管理	○
登録コーディネータの個人情報	業務管理	○
お問い合わせフォームにご入力いただいた個人情報	お問い合わせに対する回答	○
業務委託に伴ってお預かりする委託元所有の個人情報	委託元との契約履行	―

【個人情報の第三者への提供について】

当センターは、ご提供頂いた個人情報について、以下の場合を除き、本人の同意を得ないで第三者に提供致しません。

法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

【個人情報取扱の委託について】

当センターは、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託し、業務委託先に対して個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

【保有個人データに対して行う安全管理措置ついて】

当センターにおいては、保有個人データを特定し、データの管理者を指定しています。また、JIS Q 15001に従ってリスクアセスメントを行い、個人データの安全管理基準を策定し、以下のとおり個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じています。

⑴基本方針の策定

個人データの適切な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情相談窓口」等についての個人情報保護方針を策定しております。

⑵個人データの取扱いに係る規律の整備

個人情報保護規程を制定し、個人データ取扱いのライフサイクル（取得、利用、保存、委託・提供、消去・廃棄等）の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者及びその役割等について取り決めております。

⑶組織的安全管理措置

個人情報保護規程を制定するとともに、個人データの適切な取扱いの確保のため、個人データの取扱いに関する責任者をはじめとする個人情報保護体制を整備しております。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

⑷人的安全管理措置

全従業者と秘密保持誓約を締結し、（情報セキュリティ及び）個人情報保護に関する教育を定期的に実施しております。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

⑸物理的安全管理措置

個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧等を防止する措置を実施しております。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

⑹技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、従業者毎に取扱うことができる個人データ等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

⑺外的環境の把握

個人データ取扱いの委託を含め、日本国外での個人データの保管は行っておりません。

【個人情報に関する問い合わせ先】

個人情報に関する苦情・相談窓口
〒101-0025　東京都千代田区神田佐久間町3-38
（公社）科学技術国際交流センター
個人情報保護推進事務局（総務部内）
TEL：03-5825-9391　Fax:03-5825-9392

【個人情報を提供されることの任意性について】

当センターのウェブサイトでは、セミナー参加者の募集などのために、任意により、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報をご提供頂く場合があります。個人情報を提供されなかった場合には、該当するサービス等が受けられない可能性がありますので、ご了承願います。

【当サイトで取得するクッキーの取扱いについて】

クッキー（Cookies）は、当センターのサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、プライバシーを侵害するものではなく、特定の個人を識別できるような情報を取得していません。またコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。
また当センターのサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL（Secure Sockets Layer）のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアーウォールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。

【認定個人情報保護団体について】

当センターは、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下のとおりです。
【注意：当センターのサービスに関する問合せ先ではございません】
(1) 認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
(2) 苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体事務局
(3) 住所
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
(4) 電話番号
03-5860-7565 / 0120-700-779

保有個人データ等の開示等の手続きについて

当センターで保有している保有個人データ又は第三者提供記録（以下、「保有個人データ等」）について、ご本人様又はその代理人様からの保有個人データの利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止（以下、「開示等」）のご請求、並びに第三者提供記録の開示のご請求があった場合、当センター所定の方法によって対応いたします。具体的な方法については、個別にご案内しますの場合、当センター所定の方法によって対応いたします。

１.「開示等」の請求の連絡方法、及び、連絡先

「開示等」の請求は、郵送、あるいは、電話で下記「個人情報に関する苦情・相談窓口」宛ご連絡ください。
〒101-0025　東京都千代田区神田佐久間町3-38
（公社）科学技術国際交流センター　個人情報に関する苦情・相談窓口
個人情報保護推進事務局（総務部内）
TEL：03-5825-9391　Fax:03-5825-9392

ご請求内容確認後、折り返し当センター所定の請求書面「保有個人データ開示等請求書」をお送りしますので、必要事項をご記入の上、ご郵送ください。

２．「開示等」の請求に際してご提出いただく書類

「開示等」の請求に際しては下記のご本人確認書類の写しのいずれかの同封が必要になります。

【ご本人確認書類】

運転免許証
健康保険被保険者証（保険者番号及び被保険者等記号・番号は隠してください。）
パスポート
在留カード
特別永住者証明
年金手帳

３．代理人様による「開示等」の請求の場合

「開示等」の請求をする方が代理人様である場合は、下記「(1) 代理人様ご自身を証明する書類」のいずれか、及び、「(2) 代理人である事を証明する書類」のいずれかを同封してください。なお、「原本」の指定がない書類については当該書類の写しを同封してください。

⑴代理人様ご自身を証明する書類
２．「開示等」の請求に際してご提出いただく書類記載のご本人確認書類参照
⑵代理人である事を証明する書類
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

本人の委任状（原本）

＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞

戸籍謄本
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞

後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類

４．「開示等」の請求の手数料及びその徴収方法

「保有個人データの開示、利用目的の通知、及び、第三者提供記録の開示のご請求については、１回の請求につき、以下の金額（当センターからの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額：1000円
「個人情報開示等請求書」ダウンロード（122KB）

５．「開示等」の請求に対する回答方法

原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。ただし、保有個人データ等の開示請求の場合で、電磁的記録による回答をご希望の場合は、請求等いただいた方が指定するe-mailアドレス宛に回答書面をPDF化したものを添付して送信する方法によって回答いたします。

◇「開示等」の請求にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
◇以下の場合には、保有個人データ・第三者提供記録を不開示とさせていただきます。保有個人データ・第三者提供記録の不開示を決定した場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。なお、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。

保有個人データ開示等請求書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど、本人が確認できない場合
代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
所定の請求書に未記入があった場合、所定の書類が不足していた場合
請求時にお申し出いただいた情報や、ご提出いただいた書類から、開示のご請求の対象が特定できない場合
開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)「第三者提供記録」に該当しない場合
手数料が不足していた場合
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
当センターの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
他の法令等に違反することとなる場合

なお、保有個人データの利用目的の通知、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去もしくは第三者への提供の停止のご請求の場合にも、上記①から⑤までの事由があるときのほか、法令の規定に基づきご請求に応じられないときがありますのでご了承ください。

保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当センターが、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下１)～４)のいずれかに該当する場合は保有個人データには該当しません。

当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの